Tietosuojaseloste

PeeÄssä Kuopion Wine Festival asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (1.1.2024 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa PeeÄssä

Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio

Käyntiosoite: Savilahdentie 10

Y-tunnus: 0864235-8

1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.peeassa@sok.fi

1. Rekisterin nimi

PeeÄssä Kuopion Wine Festival asiakasrekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

• tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
• tarjouksen, tilausvahvistuksen ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen ja laskutus
• tuotteiden toimitus
• asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
• asiakastyytyväisyyden varmistaminen
• suoramarkkinointi ja kohdennettu markkinointi
• arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi
• tapahtumien hallinnointi

Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
• Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 a) Suostumus

Tarjouksen, tilausvahvistus ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen sekä laskutus

Varaukset, kuten pöytävaraukset

Art 6.1 a) Suostumus

Suoramarkkinointisuostumus

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa, tilausta tai palautetta. Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa. Suostumus osallistujan vastauksen, kuvan tai muun sisällön julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa.

1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

1. Käsiteltävät henkilötiedot

Tarjouspyyntö:

• asiakkaan nimi
• puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:

• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto

Tilaussopimus:

• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto

Uutiskirjeen tilaus:

• sähköposti

Bonuksen maksaminen

• asiakkaan asiakasomistajatiedot (jäsennumero)

Asiakkaan yhteydenottolomake

• asiakkaan nimi
• puhelinnumero
• sähköposti

Arvonta tai kilpailu

• asiakkaan nimi
• sähköposti
• osoite
• puhelinnumero
• valokuva

Tapahtuman järjestäminen

• asiakkaan nimi
• sähköposti
• osoite
• puhelinnumero

1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkailta itseltään.

11.Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tarjoukset käsittelyn ajan, jonka jälkeen tiedot joko anonymisoidaan tai hävitetään kokonaan.

Kauppa- ja tilaussopimukset kuluva + 6 vuotta.

Arvonnan tai kilpailun osalta henkilötietoja säilytetään palkinnon arpomisen ja toimittamisen ajan. Tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa.

14.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua tietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (jos suoramarkkinointia)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi halutessaan peruuttaa markkinointiviestin mukana tulevan linkin kautta.

Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä kirjeen lähettävälle taholle.

Arvonnan tai kilpailun osalta suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun, arvonnan järjestäjään.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Kauppa tai varaus ei toteudu.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen perusteella.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät kuvat säilytetään salasanasuojatussa matkapuhelimessa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.